Der Ablauf in fünf einfachen Schritten erklärt:
 
  1. unser Antragsformular online ausfüllen 
  2. Wir mailen Ihnen die vorausgefüllten Antragspapiere, die Sie nur noch ausdrucken müssen. 
  3. Wir organisieren die Versendung der Antragspapiere und Ihres Originalausweises/ Passes mit UPS Express von Ihrem Heimatland an uns. 
  4. Wir geben die Antragspapiere direkt vor Ort in Spanien bei der zuständigen Behörde ab.
  5. Sobald uns die NIE Nummer vorliegt, senden wir Ihnen einen Farbscan zu und sende Ihnen dann das Original zu.
 Wer organisiert das Ganze? 

Das Team von Smart Servicios kümmert sich um die komplette Abwicklung. Sie müssen nur unser Antragsformular ausfüllen (entweder zum Online Antrag oder als PDF downloaden). Unser Team sendet Ihnen dann per E-Mail Folgendes zu:

Sie müssen diese Papiere nur noch ausdrucken (die Formulare sind vorausgefüllt) und mit blauen Kugelschreiber unterschreiben und alles zusammen in einem Umschlag versenden.

Über Nacht werden die Dokumente zu uns nach Spanien befördert. Sobald die Unterlagen bei uns auf dem Tisch liegen, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail, damit Sie wissen, dass Ihre Papiere sicher bei uns eingegangen sind.


Wie funktioniert die UPS Zustellung ?

Um die Originaldokumente mit UPS Express zu Smart Servicios zu schicken, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Sie gehen zu einer UPS Versandstelle und geben die Dokumente ab.
  2. Sie rufen bei UPS an und vereinbaren eine Abholung.

Egal welche Variante Sie wählen, Sie erhalten von uns einen fertigen UPS Lieferschein, der für beide Varianten gültig ist. 

Die Sendung wird in 24 bis 48 Stunden bei uns im Büro eintreffen.

1) UPS Versandstelle finden

Umschlag bei einem UPS Standort abgeben
Das ist oft der flexibelste Weg, um die Sendung nach Spanien zu schicken. Sie müssen nicht auf den UPS Fahrer warten und können den Versand besser mit Ihrem Alltag koordinieren.
Es gibt sehr viele UPS-Versandstellen (auch Einzelhandel, Tankstellen, Kioske sind UPS Partner) mit sehr guten Öffnungszeiten, teilweise sogar am Wochenende. Suchen Sie sich einen UPS-Service-Punkt Ihrer Wahl in Ihrer Nähe aus und geben Sie dort den Umschlag ab.
Hier finden Sie die nächstgelegene Versandstation (Links oben Ihre Postleitzahl und Land eingeben). https://www.ups.com/dropoff?loc=de_DE&data-content-block-id=W1
 

2) Abholung mit UPS Express vereinbaren

Abholung mit UPS koordinieren
Die zweite Variante ist eine Abholung vor Ort. Hier können Sie mit UPS-Express telefonisch vereinbaren, dass an Ihrer Wohnadresse oder einem anderen gewünschten Ort abgeholt wird.
Hinweis:
  • Es spielt keine Rolle, wer die Sendung übergibt. 
  • Abholungen erfolgen nur werktags.
  • Die von UPS genannten Zeitfenster sind allerdings relativ groß
 

3) Besuch Büro

und hier noch eine weitere Alternative:

Vielleicht steht bei Ihnen eine Mallorca Reise an und Sie kommen direkt bei uns im Büro vorbei. Gerne empfangen wir Sie nach vorheriger Terminvereinbarung in unserem Büro nahe der Altstadt von Palma de Mallorca (Der Termin dauert circa 15 bis 25 Minuten).


Warum wird der Originalausweis benötigt?

Bedenken Sie, dass die NIE Nummer eine spanische Identität für Nichtspanier ist (wie ein Ausweisdokument, aber ohne Lichtbild). Deswegen ist die spanische Ausländerbehörde Aussteller des NIE Steuernummern-Zertifikates und deswegen reichen einfache Fotokopien der Ausweise/Pässe nicht aus. Entweder liegen mit dem Antrag Originale vor oder Beglaubigungen von einem spanischen Notar, sonst lehnt die spanische Ausländerbehörde den Antrag direkt ab. Als Alternative kann eine internationale Über-Beglaubigung (Haager Apostille) helfen, diese findet in Spanien Anerkennung.

Wann erhalte ich meinen Ausweis wieder zurück? 

Circa 2-3 Tage nach Eingang in Spanien senden wir Ihnen den Ausweis wieder mit UPS Express zurück. Das ist genau die Zeit, die wir hier in Spanien brauchen, um vor Ort bei einem Notar eine spanische Legitimation (Notarkopie) anfertigen zu lassen.

Kann ich statt Reisepass meinen Personalausweis übersenden? 

Welches Dokument Sie für die Antragstellung einreichen, bleibt Ihnen selbst überlassen. Solange die Dokumente Gültigkeit haben, werden Sie bei der spanischen Ausländerbehörde anerkannt.

Darf ich Ausweispapiere eigentlich versenden? 

Wir wissen, dass der Versand des Ausweises/Passes ein sensibles Thema ist, aber rein rechtlich ist das ein ganz normaler Vorgang. Die Ausweisdokumente gehören dem Bürger, nicht dem Staat. Daher dürfen Sie frei entscheiden, ob Sie Ihr Ausweisdokument versenden. (siehe auch Alternative Haager Apostille). Visa Dienstleister arbeiten auf dieser Basis, das ist bei uns nicht anders.

Antragspapiere

Die Behörde ist äußerst korrekt und besteht auf das ordnungsgemäße Ausfüllen der Antragsformulare. Das ist der Grund, warum wir die Papiere für Sie ausfüllen, damit es nicht zu einer Ablehnung Ihres Antrags durch die Behörde kommt.  

Sobald wir Ihre Unterlagen im Original erhalten,  führen wir eine Vorprüfung durch, bevor Ihr Antrag eingereicht wird.  (Gültigkeit des Ausweises/Passes, an den richtigen Stellen unterschrieben, etc. ?) 

Wie lange dauert die Beantragung durch die Behörde?

Die Bearbeitungszeit der Ausländerbehörde kann man nicht beeinflussen. Die Anträge werden streng nach Eingang abgearbeitet.

Normalerweise dauert die Bearbeitung durch die Behörde nur ein paar Tage (ca. 3-5 Werktage) und in den Sommermonaten Juni bis August zwischen 4 und 6 Wochen. Im Sommer liegt das daran, dass durch eine erhöhte Nachfrage an NIE Nummern und Urlaubszeiten der Beamten die Anträge langsamer bearbeitet werden.

Wichtig ist, dass der Antrag so schnell wie möglich und ohne Umwege bei der Behörde auf dem Tisch landet und dafür ist unser 24 Stunden Service konzipiert. Unser Mitarbeiter spricht jeden Tag bei der Behörde vor und fragt nach ob die Anträge bereits bearbeitet wurden.

Sobald das NIE Zertifikat vorliegt, senden wir dies per Farbscan an Sie und noch am selben Tag erfolgt der Versand des Originals an Ihre Adresse.